KPI står for Key Performance Indicator. Det er måleenheder, som viser, hvordan en given enhed performer.

”Mål alt hvad der er målbart, og gør det målbart, som endnu ikke er det”, sagde Galilei. Hans arbejde skabte en videnskabelig revolution, da han som den første gjorde eksperimenter kvantitative. Ledelsesguruen Drucker har fortalt os, at vores målsætning skal være formuleret SMART. Specifikt, målbart, accepteret af de vigtigste spillere, realistisk og tidsbaseret. Det gør det lettere at følge op, hvis vi kan måle resultatet.  

Drucker har flere pointer om mål og ledelse, som han formulerede som Management By Objectives. Tanken er, at alle i projektet arbejder mod et fælles mål. På ledelsesområdet har kvantitative målinger også haft sit indtog i form af nøgletal og KPI’er (Key Performance Indicators). Inden for det økonomiske område har Dupont-pyramiden skabt et system af KPI’er, som senere hen er blevet udvidet i Balanced Scorecard-modellen til også at omfatte kunder, processer og medarbejdere.

I projektarbejdet er det god latin, at leverancer og effektmål skal være målbare. Der er bare lige det problem, at effekterne først kan måles, når den endelige løsning er i drift. Så hvordan kan vi definere nogle KPI’er under projektforløbet, som kan sandsynliggøre, at vi er på vej mod de forventede effekter?

Hvad er en KPI?

KPI’er bruges til at måle performance. En virksomhed kan have KPI’er, som viser, hvor godt virksomheden klarer sig. Her er det ledelsens opgave, at tænke over, hvilke tal der bedst viser, om virksomheden klarer sig godt. Er omsætningen f.eks. en god KPI, eller ville det være bedre at kigge på omsætningen mere nuanceret, delt op i nye og tilbagevendende kunder? 

På samme måde kan den enkelte medarbejder også have KPI’er, som man bruger til at måle medarbejderens performance. Det bedste eksempel er sælgeren, hvis KPI’er kan være antal opkald, antal salg, mersalg m.v.

I et projekt er det også vigtigt at definere, hvilke tal der skal måles på for at holde øje med, hvordan projektet klarer sig. Det kan for eksempel være aktuelt ressourceforbrug sat i relation til budgetteret ressourceforbrug. Antal milepæle etableret til tiden, eller antal milepæle opnået indenfor budgettet. Men det kan også være projektdeltagernes og interessenternes tilfredshed på en skala fra 1 til 5.

Fire typer KPI’er

Målingen af forretningsmæssige effekter foretages vha. fire typiske KPI’er:

KPI for træfsikkerhed er defineret som realiseret værdi divideret med planlagt værdi. Multipliceres der med 100, får man træfsikkerheden i procent. Disse KPI’er anvendes ofte til vurdering af nytteværdien. Fik vi den nytteværdi, vi havde regnet med? Hvor gode er vi i projektet til at skyde rigtigt?

KPI for produktivitet er defineret som realiseret værdi sat i forhold til ressourceindsatsen. Nogle af projektets effekter er højst sandsynligt produktivitetsmål f.eks. Omkostninger pr. enhed.

KPI for tilfredshed måles ved hjælp af spørgsmål og svar på en skala fra 1 til 5. Denne type KPI’er bruges over for kunder, brugere, medarbejdere og interessenter. 

KPI som måltal er numeriske størrelser som f.eks. gennemløbstid i dage antal fejl osv. En del effektkpi’er vil være af denne type. 

Gør KPI’erne synlige og brug målingerne. KPI’er skal være synlige i organisationen, sådan at alle i og omkring projektet, kender resultaterne og fremdriften. En god måde er at bruge opfølgningstavler, som er placeret på hensigtsmæssige steder.

Hvorfor bruger man KPI’er? 

Det er forholdsvis enkelt at konstatere, om de tekniske leverancer er opnået og lever op til specifikationerne. De er dog ikke en del af effekten, men kun en forudsætning for effekten. Hvis vi skal måle effekter, er vi derfor nødt til at definere nogle specifikke måltal som beskriver denne ønskede effekt. Disse måltal kalder vi KPI’er.

Det er svært at vide, om de ting vi foretager os, har den ønskede effekt, men det kan et godt KPI hjælpe med at dokumentere. Derfor er KPI’er der beskriver vores træfsikkerhed, den opnåede produktivitet eller tilfredshed altafgørende. Ofte måler disse KPI’er forretningsmæssige effekter, men inden vi når så langt i projektet, er der ofte nogle medarbejdere, der skal have tilegnet sig nye kompetencer og ændre adfærd. Det er mere bløde effekter, men de kan også dokumenteres med KPI’er.

Når vi skal måle de bløde effekter, så har Donald Kirkpatricks givet os nogle rigtig gode KPI’er, som kan måles i projektperioden. 

1. Måling af reaktionen på træning. 
2. Måling af om deltagerne har lært noget. 
3. Måling af ændret adfærd. 
4. Måling af forretningsmæssig effekt på kort, mellemlang og lang sigt.

Eksempler på KPI’er der dokumenterer de bløde effekter 

KPI for medarbejdernes reaktion på træning

Den første KPI er medarbejdernes reaktion på kurset, seminarer og forslag (har de accepteret?), f.eks. ved hjælp af kursusevaluering og tilfredshedsmåling. Nu skaber tilfredshed med kurset ikke mindre spild eller gladere kunder, men det er den første betingelse for, at medarbejderne er på vej. Hvis ikke de er glade for træningen og er begejstrede bagefter, så er sandsynligheden for effekt senere reduceret. 

KPI for kompetencerne – har de lært noget? 

Næste KPI skal vise, om medarbejderne har lært noget – er kompetencerne på plads, har de forstået budskaberne, kender medarbejderne de nye principper? Dette kan måles vha. eksamen, test, surveys og måling af kendskabsgrad. Disse kompetencemålinger kan foretages løbende efter træning, informationsmøder, simuleringer af delelementer osv. 

KPI for ændret adfærd

Det er ikke nok at have lært noget – medarbejderne skal også ændre adfærd. Som den tredje KPI er det derfor vigtigt at måle, om projektet har medført de ønskede ændringer i adfærd og arbejdsform. Begynder personalet at bruge de nye retningslinjer for indkøb? 

KPI’er kan måles via auditering, 360º målinger, tilfredshedsanalyser og holdningsmålinger. Auditering gennemføres ved, at man kontrollerer om de nye arbejdsgange og arbejdsprocedurer rent faktisk følges. Bruger man det nye system, eller sidder den enkelte stadig med sit ejet lille regneark? 

360º målinger foretages ved, at man spørger den enkelte medarbejders leder og kollegaer om deres feedback til vedkommende i relation til de nye arbejdsformer. Tilfredshedsmålinger foretages blandt ledere, kollegaer, brugere og kunder. 

KPI til performancemålinger og måling af forretningsmæssig effekt

Nu er leverancerne på plads, træningen er gennemført og medarbejderne arbejder efter de nye principper og retningslinjer. Nu vil det være muligt at måle de første KPI’er i de forskellige forretningsprocesser, eller i salg og produktion. Målingen af den forretningsmæssige effekt foretages på forskellige tidspunkter: Den umiddelbare effekt, effekten på mellemlang sigt og den langsigtede eller overordnede effekt.