Destinationer

Milepælsbeskrivelsen

Download værktøjet og beskriv milepælene præcist. Milepælene er projektets resultater undervejs. En konsekvent projektopfølgning er kun mulig, hvis milepælene er veldefinerede og SMART formuleret. En god milepælsbeskrivelse omfatter en definition af den tilstand der skal være opnået, terminen og hvem der er ansvarlig. Beskrivelsen skal indeholde de forudsætninger, milepælen bygger på og de krav, milepælen skal opfylde, hvordan det testes at kravene er opfyldt og hvem der godkender milepælen.

Fuld beskrivelse

Formål og udbytte

Værktøjet sikrer, at milepælene er klart defineret. En milepæl er et resultat (delleverance) til et fastlagt tidspunkt. Formålet med værktøjet er at hjælpe dig med at specificere dine milepæle præcist, sådan at det bliver lettere at følge op på projektet. Derved opnår du et bedre grundlag for din styring.

Værktøjet beskriver:

  • Hvad der skal være opnået på hvilket tidspunkt og hvem der har ansvaret
  • Hvilke input er nødvendige for at opnå milepælen?
  • Hvilke kriterier skal milepælen testes op imod?
  • Hvem godkender milepælen?

Hvornår bruges det i projektet?

  • Milepælsbeskrivelsen udarbejdes i forbindelse med planlægningen af projektet.
  • Beskrivelsen anvendes under opfølgning på milepælene.
  • Milepælsbeskrivelserne justeres, når der sker ændringer i projektplanen.

Faldgruber og begrænsninger

  • Milepæle er for upræcist beskrevet. Det medfører, at det er svært at afgøre, om en milepæl er opnået.
  • Milepælene beskrives som aktiviteter i stedet for tilstande. Eksempel: ”Beskrivelse af den nye arbejdsgang”. Milepælen bør beskrives som: ”Ny arbejdsgang for kundeklager er beskrevet”.
  • Milepælene beskrives ikke som det endelige resultat. Eksempel: ”Ny arbejdsgang for kundeklager er beskrevet”. Dette kan medføre, at milepælen reelt ikke er opnået når den er beskrevet. Der burde stå: ”Ny arbejdsgang for kundeklager er beskrevet, testet og godkendt”.
  • Ofte beskrives det ikke, hvordan milepælen skal testes og hvem der skal godkende den. Det kan medføre, at en testet milepæl ikke godkendes, fordi de personer som skal godkende milepælen ikke på forhånd har accepteret testmetoden.
  • Som udgangspunkt skal milepæle beskrives sådan, at resultatet er tilstrækkeligt til at bygge videre på i den pågældende projektplan.
  • Mange milepæle har levet op til de krav, projektteamet har beskrevet, men er ikke blevet godkendt af dem, der skal bruge resultatet.

Hvem deltager?

Beskrivelserne foretages af de specialister i projektet, der har viden om de pågældende emner. Det kan betyde, at milepælen skal beskrives af en tværfaglig gruppe. Da milepælen er input til næste led i projektet, brugere eller kunder, skal det efterfølgende led godkende beskrivelsen, eller endnu bedre, medvirke til beskrivelsen af de krav, milepælen skal leve op til.

Tre eksempler på milepælsbeskrivelser

Skabelon 1 (beskriver flere milepæle)

  • I den enkleste udgave omfatter beskrivelsen en definition af den tilstand, der skal være opnået, terminen og hvem der er ansvarlig. Mht. tilstanden er det vigtigt at beskrive de krav, milepælen skal opfylde, hvordan det testes, at kravene er opfyldt og hvem der godkender milepælen.
  • Det er også være hensigtsmæssigt at beskrive, hvilke input milepælen bygger på (forudsætninger), samt hvordan test og godkendelse sikrer, at milepælen kan anvendes som input til det senere forløb i projektet. (Skabelon 1 anvendes til at beskrive flere milepæle).

Skabelon 2 (beskriver en milepæl)

  • Den øverste linje definerer, hvilket projekt og indsatsområde milepælen tilhører, samt dato og versionsnummeret for beskrivelsen
  • Linje to definerer milepælens navn, terminen og hvem der er ansvarlig for opnåelsen af milepælen.
  • Under linje to beskriver de to store felter milepælens forudsætninger. Til venstre beskrives de nødvendige forudgående milepæle (afhængigheder). Til højre for dette felt defineres hvilke forudsætninger der skal være opfyldt, for at milepælen kan realiseres (f.eks. tidligere resultater, dokumentation, test og godkendelser).
  • Som den fjerde linje til venstre beskriver de to store felter milepælens resultat. Til venstre beskrives krav fra de efterfølgende milepæle, der skal bruge resultatet (afhængigheder). Til højre for dette felt defineres resultatet af milepælen (dokumentation, test, godkendelser osv.).
  • Til højre i skabelonen findes tre søjler, der beskriver test og godkendelse af milepælen. De tre søjler beskriver fra venstre godkendelseskriterierne, hvordan disse kriterier testes og verificeres. Endelig beskriver den yderste højre søjle ,hvem der er ansvarlig for denne godkendelse. Det kan i princippet være forskellige personer alt efter testkriterier.

Skabelon 3 (beskriver en milepæl)

Skabelon svarer til skabelon 1 med følgende udvidelse: De tre højre søjler er udvidet med en grov plan som beskriver de hovedaktiviteter, der fører frem til milepælen. Dette beskrives i følgende tre søjler:

  • Beskrivelse af aktiviteter der fører til milepælen
  • Varigheden af aktiviteten og de nødvendige ressourcer til at gennemføre aktiviteten
  • Budgettet for den pågældende aktivitet

Vær opmærksom på at skabelon 1, 2 og 3 er udformet lidt anderledes i Word-udgaven, da den er i lodret A4-format (indholdet er dog det samme).

Skabelonerne i værktøjet er så generelle, at de kan anvendes, uanset om du arbejder med projekter, som tager udgangspunkt i IPMA, Prince2 eller PMI.

quote

"I learn in a different way. I learn experientially."

- Melinda Gates

Hvem er airborn leadership?

Som projektleder har jeg altid ønsket mig et sted, hvor jeg kunne klikke ind og få inspiration, relevant viden og konkrete værktøjer, uanset tidspunktet og hvor jeg var. En trådløs værktøjskasse hvor viden kom til mig gennem luften. En hjælp der kunne give mig et konkret løft i min nuværende udfordring.

Du har aldrig været vigtigere som projektleder. Projekter er motoren i udvikling af en bedre forretning, nye produkter, forbedringer i samfundet og den globale omstilling til bæredygtig energi og produktion. Dit lederskab er derfor altafgørende. Som leder og projektleder er du værktøjet, der skaber resultaterne.

Jeg håber airborn leadership kan være din gateway til viden indenfor projektledelse, uanset hvilken rejse du er på.

John Ryding Olsson Grundlægger & forfatter
John Ryding Olsson Grundlægger & forfatter John Ryding Olsson

Søger du luft under vingerne?

Bliv opdateret med ny viden og nye værktøjer direkte i din indbakke