Interessentanalyse

Formålet med interessentanalysen er at afdække, hvem interessenterne er og prioritere de vigtigste interessenter. Som projektleder skal du forstå interessenterne og deres opfattelse af projektet, så du kan igangsætte tiltag for at håndtere interessenterne. Værktøjet består af en række skabeloner, som er lige til at bruge i projektteamet. Skabelonerne findes både i Power Point og Word.

Hvornår bruges interessentanalysen i projektet?

• Interessentanalysen bør foretages så hurtigt som muligt. Projektejer og projektleder bør udarbejde den første interessentanalyse inden teamet bliver udvalgt.
• Derefter bør projektleder og team udarbejde en risikoanalyse, så snart teamet er nedsat, for at få et billede over det politiske landskab projektet skal gennemføres i.
• Interessentanalysen er grundlaget for udarbejdelsen af en attraktiv projektmålsætning, hensigtsmæssig og accepteret fremgangsmåde i projektet, accepteret beslutningsproces, organisering med involvering af de rette personer, målrettet kommunikationsstrategi, identifikation af nøglepersoner og forebyggelse af mulige interessekonflikter.
• Interessentanalysen skal løbende revideres og vedligeholdes gennem projektet. Specielt hvis der opstår overraskelser, som interessenter der reagerer anderledes end forventet, eller der dukker uventede eller ”glemte” interessenter op.

Sådan gør du

Interessentanalysen kan gennemføres med forskellige formål og forskellige vinklinger. Derfor er der her i værktøjet eksempler på forskellige skabeloner og matricer, som kan anvendes i forskellige situationer, men princippet og fremgangsmåden er fælles.

1) Saml de relevante deltagere og gennemfør en brainstorm over emnet: Hvem er interessenterne til dette projekt? Interessenter er personer der kommer i berøring med eller bliver berørt af projektets gennemførelse eller effekten af projektet. Noter interessenterne på Post-it lapper, så der senere kan foretages en sortering (en interessent pr. Post-it lap).

2) Sorter og prioriter interessenterne ved hjælp af matrix 1, 2, 3 eller 4. Den valgte matrix kan optegnes på et flipoverpapir, hvorefter de forskellige Post-it lapper placeres på den relevante position. Der kan anvendes en kombination af de forskellige sorteringsmatricer.

• Matrix 1 er en generel analyse, hvor interessenternes placeres ud fra deres viden og indflydelse
• Matrix 2 anvendes for at vurdere, hvor hårdt de forskellige interessenter rammes af en given forandring. Dette er en vurdering af forandringens effekt for interessenterne
• Matrix 3 anvendes til at kortlægge interessenternes opfattelse og adfærd.
• Matrix 4: anvendes i forandringsprojekter og matrixen vurderer forandringens effekt på den enkelte og interessenternes involvering.

 3) Beskriv de vigtigste interessenter ved hjælp af skabelon 5 eller 6

• Skabelon 5: Beskrivelse af den enkelte interessent anvendes i projekter generelt.
• Skabelon 6: Beskrivelse af nøgleinteressenterne i forandringsprocessen anvendes til beskrivelse af nøgleinteressenterne i organisatoriske forandringsprojekter.

Se den udførlige beskrivelse af fremgangsmåden i PowerPoint værktøjet. Word værktøjet indeholder udelukkende skabelonerne. Værktøjet er så generelt, at det kan anvendes, selvom du arbejder efter principperne i IPMA, Prince2, PMI eller agile metoder som Scrum eller Half Double.