Det dobbelte bogholderi

Download det dobbelte bogholderi, som kortlægger forskellige målgruppers modstand mod de forandringer, dit projekt medfører. Det er en specialiseret interessentanalyse med fokus forandringsledelse og forandringskommunikation. Alle forandringer medfører ulemper, der er en altid en pris. Spørgsmålet er hvilke målgrupper, der skal betale prisen og hvor stor den opfattes. Værktøjet øger din evne til aktiv lytning og empati overfor målgrupperne. Det giver uvurderlige input til din kommunikationsplan.

Fuld beskrivelse

Formål og udbytte

I projekter med organisatoriske forandringer kan mange medarbejdere være utrygge ved ændringerne og derfor yde en vis modstand.  Derfor er det hensigtsmæssigt at vurdere interessenternes udfordringer med de planlagte forandringer. Analysen udføres for at:

  • Optimere forandringskommunikationen og sikre at medarbejderne er trygge ved rejsen mod den nye situation.
  • Vurdere hvordan den enkelte interessent forholder sig til projektet
  • Vurdere hvor store bidrag eller ofre den enkelte interessent må levere som følge af projektet.
  • Vurdere hvilke områder der bekymrer den enkelte interessent vedrørende den fremtidige løsning.
  • Opstille tiltag der kan minimere interessenternes modstand eller maksimere deres udbytte.

Hvornår udarbejdes det dobbelte bogholderi?

  • Analysen bør foretages så hurtigt som muligt, når projektets målsætning er fastlagt og det første udkast til plan foreligger.
  • Analysen kan detaljeres i de enkelte indsatsområder, når der opstår mere detaljeret viden om forandringerne og deres indflydelse for den enkelte.
  • Det dobbelte bogholderi skal løbende revideres og vedligeholdes gennem projektet. Specielt hvis der opstår overraskelser, så som interessenter/medarbejdere der reagerer anderledes end forventet, eller der dukker uventede eller ”glemte” interessenter op.

Faldgruber og begrænsninger

  • Hvis analysen gennemføres af projektgruppen, har denne ikke altid det rette billede af medarbejdernes modstand.
  • Vær opmærksom på, at hvis analysen gennemføres sammen med medarbejdergrupper, er det ikke altid, at gruppen er homogen. De enkelte personer i gruppen kan have meget forskellig opfattelse af projektets udbytte og ulemper i fremtiden.
  • Vær opmærksom på, at der i mange organisationer findes opinionsdannere, som har meget stor indflydelse på den øvrige del af medarbejderne. Ganske få opinionsdannere kan derfor påvirke analysen og projektet.
  • Husk at udbytte og ulemper for den enkelte ikke kan ændres blot ved information og oplysning. Ofte vil det være nødvendigt med involvering og helt konkrete tiltag i projektet.
  • Analysen er projektteamets opfattelse, ikke interessenternes. Derfor bør analysen udarbejdes af flere personer med forskelligt kendskab til interessenterne. Analysen bør derfor verificeres blandt interessenterne.
  • Analysen er et øjebliksbillede, som kan ændre sig under projektforløbet.

Hvem deltager?

Det dobbelte bogholderi beskriver situationen, som den opfattes af den bestemt målgruppe af medarbejdere nu og i fremtiden.

  • Analysen kan udarbejdes på flere måder. Den klassiske måde er, at projektgruppen udarbejder beskrivelserne på samme måde, som gruppen udarbejder en interessentanalyse. Det er rent faktisk en detaljeret interessentanalyse med fokus på selve forandringen.
  • Men det er også muligt at involvere målgruppen og lederne i udarbejdelsen af beskrivelsen. Det er en udmærket måde at synliggøre problemstillingen og drøfte, hvordan ændringerne bedst håndteres.
  • Udarbejdes det dobbelte bogholderi på en workshop med målgruppen, informerer ledelsen eller projektleder om projektets vision og den brændende platform. Derefter spørges deltagerne om, hvad de værdsætter ved den nuværende situation, samt hvad de er utrygge ved eller bekymrede for i projektperioden og den fremtidige løsning. Svarene noteres i værktøjets to midterste søjler.

Beskrivelsen af forandringen i det dobbelte bogholderi

De fleste mennesker ved udmærket, at ændringer også er forbundet med ulemper. Hvis du som projektleder ikke oplyser prisen, eller hårdnakket påstår, at der ikke er nogen pris, så vokser mistro, skepsis og modstand. Derfor skal prisen håndteres på en hensigtsmæssigt måde. En god måde at betragte og synliggøre denne pris er ved hjælp af dette værktøj. Det dobbelte bogholderi beskriver situationen i dag og i fremtiden:

  • Nu: ”Hvad er problemerne ved den nuværende situation og hvad er de positive sider af status quo?”
  • Fremtiden: ”Hvad er visionen og hvilke ulemper ser vi i projektperioden og i den fremtidige løsning?”

Der findes ikke kun ét billede af nutiden og én fremtid, billedet er forskelligt fra målgruppe til målgruppe. Derfor gør værktøjet det muligt at udarbejde denne beskrivelse for de forskellige målgrupper, som bliver berørt af vort projekt på forskellig måde. Når det dobbelte bogholderi beskrives for den enkelte målgruppe, er det vigtigt, at det beskrives set med målgruppens øjne. Hvordan opfatter målgruppen den brændende platform og hvad er en attraktiv vision for målgruppen?

Det dobbelte bogholderi er opbygget i fire søjler

  • Yderst til venstre er den negative situation i dag – den brændende platform.
  • Yderst til højre er den positive fremtid – visionen.
  • Anden søjle fra venstre beskriver det, medarbejderne synes, er positivt i den nuværende situation.
  • Den tredje søjle beskriver det negative ved projektgennemførelsen og fremtiden.
  • Forskellen mellem de to midterste søjler er den pris, medarbejderne opfatter, de betaler for forandringen.

Udarbejdelsen af det dobbelte bogholderi

Trin 1: Den nuværende situation noteres i skemaets venstre kolonne. Hvorfor skal den nuværende situation ændres? Hvorfor er projektet overhovedet sat i gang? I samme trin beskrives visioner, fordele ved den fremtidige situation i højre kolonne.

Trin 2: Alle fordelene ved den nuværende situation beskrives, set med den pågældende målgruppes øjne. Efter at fordelene er beskrevet, beskrives ulemperne i den fremtidige situation. Disse ulemper vil ofte kunne relateres direkte til medarbejdernes usikkerhed og frygt for fremtiden. Når fordelene ved den eksisterende situation og den fremtidige løsning er beskrevet, kan man definere den pris, som interessentgruppen oplever, de skal betale for forandringen.

Trin 3: Så konkluderes der med hensyn til målgruppens opfattelse af den kommende forandring. Den pågældende gruppe vil føle, at de mister de fordele, de har i dag og får de ulemper, der er i det fremtidige system. Ofte har de svært ved at se ulemperne i det nuværende system og visionen i det fremtidige system.

Det vil ofte fremgå af analysen, på hvilke områder målgruppen er nervøse og frustrerede over den fremtidige løsning. Dette kan f.eks. være nyt IT-system, nye arbejdsgange. Ud fra disse beskrivelser vil det være muligt at opstille tiltag, som kan igangsættes i projektet. Det er ikke muligt at forklare målgruppen, at ulemper ikke er ulemper. Det er nødvendigt at planlægge tiltag, der fjerner ulemperne, f.eks. træning, tid til oplæring, teambuildingaktiviteter osv.

Efter beskrivelsen, er det vigtigt at forholde sig til følgende:

  • De gode og vigtige ting i søjle 2 som målgruppen er glade for – hvor meget af dette kan bevares i den nye løsning?
  • De ulemper i søjle 3 som målgruppen er bekymrede for – hvordan kan projektet støtte medarbejderne i at overkomme disse udfordringer?
  • Hvor stor er prisen for forandringen set med målgruppens øjne? Prisen er forskellen på det, man mister i søjle 2 og de nye ulemper i søjle 3.
  • Hvor tillokkende er visionen i søjle 4 set i forhold til prisen for forandringen?
  • Oplever målgruppen overhovedet en væsentlig brændende platform i sølje 1?

Se den udførlige beskrivelse af fremgangsmåden i PowerPoint værktøjet. Word værktøjet indeholder udelukkende skabelonerne. Det dobbelte bogholderi er et generelt ledelsesværktøj, som kan anvendes, uanset om du arbejder med projekter, som tager udgangspunkt i IPMA, Prince2, PMI, agile metoder som Scrum eller Half Double.

quote

"I learned that you can constantly improve, and that you should not be shy about your views, and about the direction that you believe is right."

- Christine Lagarde

Hvem er airborn leadership?

Som projektleder har jeg altid ønsket mig et sted, hvor jeg kunne klikke ind og få inspiration, relevant viden og konkrete værktøjer, uanset tidspunktet og hvor jeg var. En trådløs værktøjskasse hvor viden kom til mig gennem luften. En hjælp der kunne give mig et konkret løft i min nuværende udfordring.

Du har aldrig været vigtigere som projektleder. Projekter er motoren i udvikling af en bedre forretning, nye produkter, forbedringer i samfundet og den globale omstilling til bæredygtig energi og produktion. Dit lederskab er derfor altafgørende. Som leder og projektleder er du værktøjet, der skaber resultaterne.

Jeg håber airborn leadership kan være din gateway til viden indenfor projektledelse, uanset hvilken rejse du er på.

John Ryding Olsson Grundlægger & forfatter
John Ryding Olsson Grundlægger & forfatter John Ryding Olsson

Søger du luft under vingerne?

Bliv opdateret med ny viden og nye værktøjer direkte i din indbakke