Projektets organisation

Formål og udbytte

Projektets organisation skal sikre faglig kvalitet, beslutningskompetence og involvering af ”kunderne”. Projekter er midlertidige og mange deltagerne er ikke på forhånd kendt med de forskellige roller i projektet, derfor er det vigtigt, at organisationen kan beskrives klart og tydeligt. Værktøjet sikrer at:

• Projektorganisationen beskrives klart og tydeligt
• Organiseringen har en relevant arbejdsdeling
• De tre roller holdes adskilt: Projektejer er besluttende og bevilgende, projektteamet er udførende og referencegrupperne er rådgivende
• En hensigtsmæssig struktur i projektet, sådan at der er sammenhæng mellem opgave og organisation

Hvornår organiseres projektet?

• Den overordnede struktur skal etableres forholdsvis hurtigt i et samarbejde mellem projektejer og projektleder.
• Som projektleder skal du være hurtigt ude for at sikre de rigtige nøgleressourcer. Når først nogen i ledelsen har defineret struktur eller personer, er det meget svært at ændre.
• Opdelingen i indsatsområder kan vente til målhierarki eller impact case er på plads.
• Organisationen skal kunne justeres undervejs, da der er behov for forskellige kompetencer og volumen gennem projektforløbet.

Faldgruber og begrænsninger

• Styregruppen skal være magtfuld og lille. Undgå store styregrupper, det er ikke effektivt.
• Ledere der ikke kan levere ressourcer eller beslutninger, skal ikke være i styregruppen. De bør placeres i en referencegruppe.
• Vurder referencegruppens eller gruppernes sammensætning. Skal en gruppe bestå af personer med homogene interesser, eller skal forskellige målgrupper blandes?
• Referencegrupper behøver ikke være en gruppe, det kan godt være enkeltpersoner, projektlederen rådfører sig med.
• Involver referencegrupperne så tidligt som muligt og skab accept af målsætning og plan.
• Interessenterne bestemmer suverænt, om projektet er en succes, så hold tæt kontakt til dem, så de er velinformerede.
• Kæmp for at få de bedste medarbejdere til projektet, uden dem er det allerede op ad bakke.
• Find fagligt kompetente deltagere med lederevner til rollen som teamledere i arbejdsgrupperne.
• Projektets struktur skal opbygges ud fra hovedleverancerne, sådan at fagligt og økonomisk ansvar er klokkeklart defineret.

Hvem deltager?

• Det er projektejer og styregruppe der udpeger projektlederen.
• Den overordnede organisering foretages i samarbejde mellem projektleder og projektejer.
• Som projektleder skal du søge indflydelse på hvilke nøglepersoner der skal være i referencegrupperne og projektteamet.
• Projektets interne organisering foretages af projektleder
• Organiseringen i indsatsområder og arbejdsgrupper foretages af projektleder i samarbejde med eventuelle teamledere eller delprojektledere.

Projektets organisation og roller

I PowerPoint værktøjet beskrives principperne i den overordnede projektstruktur og organisationens roller.

Projektejer

Ejer opgaven og har ansvaret for projektets business case, herunder effekten og ressourceforbruget.

Projektejer er ofte styregruppeformand. Hvis der ikke er en styregruppe, har projektejer samme ansvar og roller som den samlede styregruppe.

Projektleder

Projektlederen er projektets direktør og har ansvaret for det overordnede design af projektet, organiseringen, planlægningen og den daglige ledelse af medarbejderne i projektet.

Projektleder har ansvaret for samtlige ledelsesopgaver i relation til projektdeltagerne, ud mod interessenterne og op mod projektejer og styregruppe.

Projektdeltagerne

Projektdeltagerne udfører arbejdet og skal sikre faglig kvalitet og levering til tiden. Da deltagerne ofte er de eneste, der kender det faglige indhold, har de også ansvar for at planlægge eget arbejde.

Styregruppen

Ejer opgaven og har ansvaret for projektets business case. Det betyder, at styregruppen skal kunne levere de ressourcer, der er nødvendige for projektet. De har ansvaret for den overordnede effekt, godkender projektets resultater og skal kunne tage de nødvendige beslutninger.

Styregruppen skal bane vejen for projektet i organisationen.

I PRINCE2 skal styregruppen varetage tre roller: Bestiller-rollen, ejeren af ressourcerne og ejeren af den efterfølgende drift.

Referencegruppen eller grupperne

Referencegruppen har ingen beslutningskompetence, den ligger i styregruppen. Gruppens medlemmer skal høres og komme med input for at sikre kvaliteten og accept i omgivelserne. Gruppens medlemmer kan også bruges som ambassadører i omgivelserne.

Indsatsområderne og arbejdsteams

Teamdeltagerne udfører arbejdet og skal sikre faglig kvalitet og levering til tiden i indsatsområdet. Da deltagerne ofte er de eneste, der kender det faglige indhold, har de også ansvar for at planlægge eget arbejde og sikre, at leveringer til andre indsatsområder sker som aftalt.

 6 alternative skabeloner til inspiration

Derefter beskrives 6 alternative skabeloner til inspiration, der alle kan dokumentere projektorganisation.

Skabelon 1: En enkel tabel til at beskrive en projektorganisation med projektejer, styregruppe, projektleder og centralt projektteam, referencegrupper og  indsatsområder. Skabelonen er udarbejdet som tabel og forefindes både i PowerPoint og Word udgave.

Skabelon 2: Svarer til skabelon 1, men er udvidet til beskrive op til 3 referencegruppe og 6 indsatsområder. Skabelonen er udarbejdet som tabel og forefindes både i PowerPoint og Word udgave.

Skabelon 3: Beskriver en projektorganisation med projektejer, styregruppe, projektleder og centralt projektteam, op til 4 referencegrupper og 5 indsatsområder. Skabelonen er udarbejdet som tabel og forefindes både i PowerPoint og Word udgave.

Skabelon 4: Anvendes til at beskrive en projektorganisation med projektejer, styregruppe, projektleder og centralt projektteam, op til 3 referencegrupper og 4 indsatsområder. Skabelonen er tegnet i PowerPoint og de enkelte grupper kan slettes eller kopieres efter behov

Skabelon 5: Beskriver en projektorganisation med en projektejer uden styregruppe. Derudover består projektet af projektleder, centralt projektteam, op til 4 referencegrupper og 4 indsatsområder. Skabelonen er tegnet i PowerPoint og grupper kan slettes eller kopieres efter behov.

Skabelon 6: Anvendes til at beskrive en projektorganisation med projektejer, styregruppe, projektleder og centralt projektteam, op til 4 referencegrupper og 4 indsatsområder. Skabelonen er tegnet i PowerPoint og de enkelte grupper kan slettes eller kopieres efter behov