Effektopfølgning

Download værktøjet Effektopfølgning. Det sikrer, at projektet skaber de effekter, som er beskrevet i målhierarkiet eller impact casen. Kun gennem hurtige feedback loops og proaktiv opfølgning, kan du sikre projektets return on investment. Værktøjet giver early warning, når effekterne ikke kommer som planlagt. Effektopfølgningen sikrer, at gevinsterne hjemtages som planlagt. Effekterne måles i følgende rækkefølge: Nye kompetencer, adfærdsændringer, umiddelbare forretningsmæssige effekter, effekt på mellemlang og på lang sigt.

Fuld beskrivelse

Formål og udbytte

Projektets business case består af udgiftssiden og indtægtssiden. Opfølgningen på udgifterne foretages vha. budgetopfølgning, f.eks. S-kurver. Indtægtssiden evalueres vha. effektopfølgning. Effektopfølgning fortages for at:

  • Sikre at projektet skaber de effekter, som er beskrevet i målhierarkiet eller impact casen.
  • Etablere et system der giver early warning, når effekterne ikke kommer som planlagt.
  • Sikre at gevinsterne hjemtages som planlagt.
  • Give en kvantitativ opfølgning på alle typer effekter.

Hvornår bruges det i projektet?

  • Effektopfølgning bør startes så tidligt som muligt, allerede inden alle leverancer er etableret.
  • Tidlige indikatorer som medarbejdernes reaktion på træning, test af kompetencer og vurdering af adfærdsændringer kan ofte detekteres forholdsvis tidligt.
  • De forretningsmæssige effekter kan ofte først måles, når samtlige leverancer er etableret.

Faldgruber og begrænsninger

  • Forudsætningen for en hensigtsmæssigt effektopfølgning er et veldefineret målhierarki eller en impact case.
  • Opfølgningen skal foretages så tidligt, at det er muligt at korrigere og påvirke effekterne.
  • Effekterne kan som regel kun måles i følgende rækkefølge: Leverancer, kompetencer, adfærdsændring, umiddelbar forretningsmæssig effekt, effekt på mellemlang sigt og effekt på lang sigt.
  • Effekterne måles ofte hos forskellige målgrupper, det er derfor nødvendigt at have adgang til alle disse målgrupper.
  • Måleresultaterne skal anvendes af ledelsen eller projektet, ellers giver de ingen mening.
  • Det er en god idé at synliggøre måleresultaterne i organisationen f.eks. ved hjælp af en opslagstavle.
  • Ansvaret for målingerne skal være organiseret og sat i system. Der skal være en ansvarlig for målingerne.
  • Der skal være enighed og accept at målepunkterne, ellers kan der opstå diskussion, om resultaterne er interessante eller relevante.

Hvem deltager?

  • De konkrete målinger bør foretages af driftspersonalet i de pågældende områder.
  • Organiseringen af målingerne foretages af projektet.
  • Projektejer og ledelsen i de berørte driftsområder tager beslutninger om eventuelle korrigerende aktiviteter

Sådan foretages opfølgningen

Et veldefineret målhierarki eller en impact case er forudsætningen.

  • Trin 1: Målepunkter og målemetode defineres for de forskellige effektmål i målhierarkiet eller impact casen.
  • Trin 2: Målefrekvens og tidspunkt planlægges i samarbejde med driftsorganisationen.
  • Trin 3: Opfølgningen organiseres og ansvarlige personer udpeges i projektet og driftsorganisationen
  • Trin 4: Måleresultaterne dokumenteres, f.eks. i skabelon 1 eller 2. Skabelon 1 og 2 kan fremstilles om plakater, der opsættes synligt relevante steder i organisationen.
  • Trin 5: Der afholdes møder med projektejer eller styregruppe på relevante tidspunkter i forhold til opfølgningsplanen.

Skabelon 1

  • De ønskede effekter beskrives i søjlen til venstre. Først de adfærdsmæssige effekter og derunder de forretningsmæssige effekter. En adfærdsmæssig effekt kunne være: Afslutter sagsbehandlingen ad én omgang.
  • I næste kolonne beskrives den ønskede måling f.eks.: Opgøres i procent af samtlige sager.
  • Tredje søjle angiver baseline før projektet blev iværksat f.eks.: 30%
  • I den fjerde kolonne noteres mål for denne effekt til f.eks.: 90% af samtlige sager.
  • I de følgende kolonner noteres observationerne på forskellige datoer f.eks.: 46% er sagerne er afsluttet i én arbejdsgang den 14.05.

Skabelon 2

  • Denne skabelon anvendes ligesom skabelon 1. I dette tilfælde er effekterne i den første kolonne blot specificeret på forhånd.

Skabelonerne kan udvides med en kolonne, der angiver, hvem der er ansvarlig for de forskellige effektmålinger.

quote

"Project economy accounted for 34.7% of German GDP in 2015 and will rise to 40% by 2020. The level is probably the same in other industrialized countries"

- Yvonne Schoper, MTV, Berlin

Hvem er airborn leadership?

Som projektleder har jeg altid ønsket mig et sted, hvor jeg kunne klikke ind og få inspiration, relevant viden og konkrete værktøjer, uanset tidspunktet og hvor jeg var. En trådløs værktøjskasse hvor viden kom til mig gennem luften. En hjælp der kunne give mig et konkret løft i min nuværende udfordring.

Du har aldrig været vigtigere som projektleder. Projekter er motoren i udvikling af en bedre forretning, nye produkter, forbedringer i samfundet og den globale omstilling til bæredygtig energi og produktion. Dit lederskab er derfor altafgørende. Som leder og projektleder er du værktøjet, der skaber resultaterne.

Jeg håber airborn leadership kan være din gateway til viden indenfor projektledelse, uanset hvilken rejse du er på.

John Ryding Olsson Grundlægger & forfatter
John Ryding Olsson Grundlægger & forfatter John Ryding Olsson

Søger du luft under vingerne?

Bliv opdateret med ny viden og nye værktøjer direkte i din indbakke