Effektopfølgning

Formål og udbytte

Projektets business case består af udgiftssiden og indtægtssiden. Opfølgningen på udgifterne foretages vha. budgetopfølgning, f.eks. S-kurver. Indtægtssiden evalueres vha. effektopfølgning. Effektopfølgning fortages for at:

• Sikre at projektet skaber de effekter, som er beskrevet i målhierarkiet eller impact casen.
• Etablere et system der giver early warning, når effekterne ikke kommer som planlagt.
• Sikre at gevinsterne hjemtages som planlagt.
• Give en kvantitativ opfølgning på alle typer effekter.

Hvornår bruges det i projektet?

• Effektopfølgning bør startes så tidligt som muligt, allerede inden alle leverancer er etableret.
• Tidlige indikatorer som medarbejdernes reaktion på træning, test af kompetencer og vurdering af adfærdsændringer kan ofte detekteres forholdsvis tidligt.
• De forretningsmæssige effekter kan ofte først måles, når samtlige leverancer er etableret.

Faldgruber og begrænsninger

• Forudsætningen for en hensigtsmæssigt effektopfølgning er et veldefineret målhierarki eller en impact case.
• Opfølgningen skal foretages så tidligt, at det er muligt at korrigere og påvirke effekterne.
• Effekterne kan som regel kun måles i følgende rækkefølge: Leverancer, kompetencer, adfærdsændring, umiddelbar forretningsmæssig effekt, effekt på mellemlang sigt og effekt på lang sigt.
• Effekterne måles ofte hos forskellige målgrupper, det er derfor nødvendigt at have adgang til alle disse målgrupper.
• Måleresultaterne skal anvendes af ledelsen eller projektet, ellers giver de ingen mening.
• Det er en god idé at synliggøre måleresultaterne i organisationen f.eks. ved hjælp af en opslagstavle.
• Ansvaret for målingerne skal være organiseret og sat i system. Der skal være en ansvarlig for målingerne.
• Der skal være enighed og accept at målepunkterne, ellers kan der opstå diskussion, om resultaterne er interessante eller relevante.

Hvem deltager?

• De konkrete målinger bør foretages af driftspersonalet i de pågældende områder.
• Organiseringen af målingerne foretages af projektet.
• Projektejer og ledelsen i de berørte driftsområder tager beslutninger om eventuelle korrigerende aktiviteter

Sådan foretages opfølgningen

Et veldefineret målhierarki eller en impact case er forudsætningen.

• Trin 1: Målepunkter og målemetode defineres for de forskellige effektmål i målhierarkiet eller impact casen.
• Trin 2: Målefrekvens og tidspunkt planlægges i samarbejde med driftsorganisationen.
• Trin 3: Opfølgningen organiseres og ansvarlige personer udpeges i projektet og driftsorganisationen
• Trin 4: Måleresultaterne dokumenteres, f.eks. i skabelon 1 eller 2. Skabelon 1 og 2 kan fremstilles om plakater, der opsættes synligt relevante steder i organisationen.
• Trin 5: Der afholdes møder med projektejer eller styregruppe på relevante tidspunkter i forhold til opfølgningsplanen.

Skabelon 1

• De ønskede effekter beskrives i søjlen til venstre. Først de adfærdsmæssige effekter og derunder de forretningsmæssige effekter. En adfærdsmæssig effekt kunne være: Afslutter sagsbehandlingen ad én omgang.
• I næste kolonne beskrives den ønskede måling f.eks.: Opgøres i procent af samtlige sager.
• Tredje søjle angiver baseline før projektet blev iværksat f.eks.: 30%
• I den fjerde kolonne noteres mål for denne effekt til f.eks.: 90% af samtlige sager.
• I de følgende kolonner noteres observationerne på forskellige datoer f.eks.: 46% er sagerne er afsluttet i én arbejdsgang den 14.05.

Skabelon 2

• Denne skabelon anvendes ligesom skabelon 1. I dette tilfælde er effekterne i den første kolonne blot specificeret på forhånd.

Skabelonerne kan udvides med en kolonne, der angiver, hvem der er ansvarlig for de forskellige effektmålinger.