Projektplanen udarbejdes for at få et overblik, skabe mulighed for at styre så leverancer og effekt tilvejebringes til tiden og på budgettet. Derudover skaber projektplanen en fælles forståelse og accept af opgaverne blandt projektdeltagere og interessenter. Hvem gør hvad og hvornår?

Planen skal sikre tempo og intensitet i projektet, så planlagte leverancer og effekt skabes med et minimum af indsats og forbrug af tid.

Endelig er et vigtigt formål at skabe sammenhæng mellem projektmål og den enkeltes indsats og ansvar. Projektplanen strukturerer projektet og kortlægger den bedste vej fra udfordring til løsning.

Her på siden finder du vores ydelser vedr. projektplanen, milepælsplanen og visuel planlægning.

Hvad er en projektplan?

En projektplan er en komplet beskrivelse af, hvordan et projekt gennemføres og skal forløbe. Planen tager udgangspunkt i formålet for projektet, den effekt man ønsker at opnå. Planen angiver fremgangsmåden og det nødvendige ressourceforbrug.

Projektplanen udarbejdes på flere niveauer, fordi forskellige interessenter har forskellige behov for overblik. Typiske planlægningsniveauer kan være:

• Masterplanen eller den overordnede projektplan
• Milepælsplanen
• Den visuelle arbejdsplan

Overordnet projektplan

Overordnet projektplan som ofte kaldes masterplanen og omfatter

• Projektets målsætning med formål, leverancer og succeskriterier 
• Plan for interessenthåndtering. Det er vigtigt, at projektplanen indeholder en analyse af de vigtige interessenter og hvornår de eventuelt spiller en rolle i projektet.
• Tidsplan med milepæle der sikrer korte feedback loops for en effektiv opfølgning på planen.
• Ressourcer og omkostninger: Projektplanen, skal indeholde en opgørelse over, hvor mange ressourcer og omkostninger der er forbundet med de forskellige aktiviteter. Projektbudgettet skal være opdelt, så det er muligt at følge fremdriften i planen og omkostningerne.
• Risikoanalyse der beskriver, hvad der kan gå galt i projektet og hvordan man evt. kan forebygge disse hændelser. Projektplanen skal angive, hvornår de enkelte risici er afbødet.

Planen skal skabe sammenhæng mellem organisering, ansvarsfordeling og opgaver

Et andet niveau af projektplanen er milepælsplanen og endnu mere detaljeret er den visuelle arbejdsplan, som også kendes fra de agile metoder.

Hvad indeholder milepælsplanen?

Denne type projektplan indeholder delresultaterne undervejs i projektet. De delresultater eller milepæle som tilsammen skaber projektets leverancer. 

Milepælsplanlægningen udføres i følgende etaper:

• Indsatsområder: Projektet opdeles i indsatsområder. Indsatsområder kan med fordel defineres ud fra leverancerne, kritiske problemstillinger eller en hensigtsmæssig ansvarsfordeling i projektet.
• Milepæle – delmålene på vejen: Næste skridt er at opdele vejen i milepæle, dvs. delleverancer. For enden af hvert indsatsområde findes et projektmål, en slutleverance. Nedbrydes disse slutleverancer, opstår der en række milepæle, som er velegnede til at styre efter
• Afhængigheder og tidsmæssig rækkefølge: Når milepælene i de enkelte indsatsområder er placeret i den rigtige rækkefølge, kan der være afhængigheder på tværs af indsatsområderne. Afhængighederne medfører, at milepælen i et indsatsområde skal være nået, før milepælen i et andet indsatsområde kan færdiggøres. 
• Faser og de vigtigste beslutninger: Når milepælene er defineret for de forskellige indsatsområder, er det muligt at trække nogle tidsmæssige grænser, hvor projektet skifter karakter. Det er i disse faseovergange og beslutningspunkter, at styregruppen skal høres og godkende. 

Når milepælsplanen er udarbejdet, er det muligt at planlægge de aktiviteter, der skal opfylde de enkelte milepæle. Der er logik i denne rækkefølge – først defineres, hvad projektgruppen skal nå, derefter vurderes, hvordan dette kan gennemføres.

Hvad er visuel planlægning?

I alle projekter er det nødvendigt at nedbryde den overordnede milepælsplan i nogle detaljerede arbejdsplaner f.eks. med 14 dages planlægningshorisont. Her kan man med fordel anvende de planlægningstavler, som bruges i de agile arbejdsformer.

Den visuelle planlægningstavle skal sikre, at alle i projektet har det samme overblik og dermed skabe engagement og fælles fokus. Alle projektdeltagere skal have mulighed for at komme med input og viden. Anvendelsen af en sådan ugeplan sikrer også korte feedback-loops, så ny viden kommer hurtigt i spil i projektet og den visuelle plan understøtter faciliteringen af korte opfølgningsmøder i projektteamet.

Planlægningstavlen anvendes til den daglige arbejdsplanlægning i projektteamet eller arbejdsgruppen. Teamet planlægger ugens arbejde stående ved planlægningstavlen og hver morgen gennemføres et kort opfølgningsmøde ved planen.

Hvem skal udarbejde projektplanen?

Det første grove udkast til projektplanen eller milepælsplanen udarbejdes af projektleder i samarbejde med projektejer. Den egentlige plan – eller masterplanen vil nogen kalde den – bør udarbejdes i projektteamet på en planlægningsworkshop.

Hvis projektet er så stort, at der er flere teams og indsatsområder, udarbejder hvert arbejdsteam deres plan med udgangspunkt i masterplanen og den overordnede milepælsplan.

På alle niveauer udarbejdes en grov plan for hele projektperioden. Denne plan detaljeres så løbende for hver fase og senere for den nærmeste tid f.eks. for det næste kvartal eller den næste måned.

Er projektgruppen på mindre end 8 deltagere, kan planen udarbejdes i én gruppe.