Destinationer

Ansvarsfordelingsskema

Download værktøjet og beskriv deltagernes ansvar og involvering præcist, så den er let at kommunikere. Dine ressourcer er projektets motor, der skal sikre faglig kvalitet, beslutningskompetence og involvering af ”kunderne”. Derfor er det vigtigt, at ansvarsfordelingen og den enkeltes roller er beskrevet klart og tydeligt. Værktøjet definerer de vigtigste interessenters involvering mht. deres ansvar, om de er udførende, om de skal høres, informeres eller godkende forskellige aktiviteter eller resultater.

Fuld beskrivelse

Formål og udbytte

Ansvarsfordelingen i projektet skal sikre faglig kvalitet, beslutningskompetence og involvering af ”kunderne”. Projekter er midlertidige og mange af deltagerne er ikke på forhånd kendt med de forskellige roller i projektet. Derfor er det vigtigt, at ansvarsfordelingen kan beskrives klart og tydeligt. Værktøjet sikrer at:

  • Den enkeltes ansvar og roller beskrives klart og tydeligt.
  • Der er en relevant arbejdsdeling blandt deltagerne.
  • En hensigtsmæssig involvering i projektet, sådan at der er sammenhæng mellem opgaverne og den enkeltes ansvar.
  • Opgavefordelingen er gennemtænkt og let at kommunikere.

Hvornår bruges ansvarsfordelingsskemaet i projektet?

  • Ansvarsfordelingsskemaet skal introduceres som værktøj ved projektstart, når projektgruppen arbejder med at lave planen for projektet.
  • Skemaet anvendes løbende gennem hele projektet og skal ofte opdateres, når projektet ændre karakter.
  • Det er afgørende, at skemaet bruges aktivt på projektgruppemøderne.

Faldgruber og begrænsninger

  • Værktøjet virker ikke, hvis projektleder udarbejder ansvarsfordelingsskemaet alene, hvorefter det bare ligger på vedkommendes computer.
  • Skemaet har kun effekt, hvis den enkelte deltager kender beskrivelsen og har accepteret rollerne.
  • Beskrivelsen er et øjebliksbillede og skal derfor hele tiden være opdateret.
  • Beskrivelsen skal være gennemtænkt. Det skaber f.eks. problemer, hvis flere har ansvar for samme opgave.
  • Pas på med at sætte ”informeres” eller ”høres” på for mange deltagere eller interessenter.

Hvem deltager?

Aftaler om ansvars- og opgavefordeling bør ske i dialog med projektdeltagerne. Hvis projektleder foretager dette alene, mindskes sandsynligheden for, at de enkelte deltagere oplever beskrivelsen som forpligtende.

Fremgangsmåde

Sådan arbejder du med skemaet

  • Gennemtænk projektet og fordel rollerne efter din bedste overbevisning.
  • Afstem dine forventninger med projektejer, specielt med hensyn til relationerne til styregruppe og referencegrupper.
  • Drøft ansvarsfordelingen på et møde med dit projektteam, sådan at teamet kender det samlede billede og har accepteret egen rolle.
  • Er der væsentlige uoverensstemmelser med et enkelt teammedlem, så drøft ansvarsfordelingen under en individuel samtale med vedkommende.
  • Orienter interessenter om deres rolle i forhold til projektet og søg accept.

Skabelon 1:

  1. Start med at notere initialerne i de mørkeblå felter under bjælken med teksten: Initialer på de involverede personer.
  2. Hvis der er for mange personer, kan der bruges flere skabeloner, f.eks. en skabelon for projektteamet, en for styregruppen og en for referencegrupperne.
  3. Derefter noteres de milepæle eller opgaver, som deltagerne skal forholde sig til. Det kan også være generelle temaer som vist i skabelon 2.
  4. Til sidst noteres, hvordan den enkelte skal involveres. Brug følgende bogstaver ud for den enkelte aktivitet og under de forskellige personer: A = Ansvarlig  U = Udfører  I = Informeres  G = Godkender  H = Høres.
  5. Kontroller ud for hver aktivitet, at der er markeret i samtlige roller: Ansvarlig, udfører, informeres, godkender og høres.
  6. Der kan godt være flere, der udfører og informeres, men der bør kun være én ansvarlig.
  7. Kontroller om arbejdsdelingen er rimelig under den enkelte medarbejder, sådan at det ikke er få, der skal gøre det hele.

Skabelon 2:

  • Denne skabelon har defineret nogle hovedområder i projektet, som deltagerne skal forholde sig til. Skabelonen kan være hensigtsmæssigt til medlemmer af styregruppen og referencegrupper, men er måske for unuanceret for projektteamet.
  • Skabelon 2 udfyldes på samme måde som skabelon 1.

Se den udførlige beskrivelse af fremgangsmåden og de generelle roller i projektorganisationen i PowerPoint værktøjet. Word værktøjet indeholder udelukkende skabelonerne. Værktøjet er så generelt, at det kan anvendes, selvom du arbejder efter principperne i IPMA, Prince2, PMI eller agile metoder som Scrum eller Half Double.

quote

"Well, California used to be in the dream-making business, and unfortunately what's happened I think we're now in the dream-breaking business."

- Meg Whitman

Hvem er airborn leadership?

Som projektleder har jeg altid ønsket mig et sted, hvor jeg kunne klikke ind og få inspiration, relevant viden og konkrete værktøjer, uanset tidspunktet og hvor jeg var. En trådløs værktøjskasse hvor viden kom til mig gennem luften. En hjælp der kunne give mig et konkret løft i min nuværende udfordring.

Du har aldrig været vigtigere som projektleder. Projekter er motoren i udvikling af en bedre forretning, nye produkter, forbedringer i samfundet og den globale omstilling til bæredygtig energi og produktion. Dit lederskab er derfor altafgørende. Som leder og projektleder er du værktøjet, der skaber resultaterne.

Jeg håber airborn leadership kan være din gateway til viden indenfor projektledelse, uanset hvilken rejse du er på.

John Ryding Olsson Grundlægger & forfatter
John Ryding Olsson Grundlægger & forfatter John Ryding Olsson

Søger du luft under vingerne?

Bliv opdateret med ny viden og nye værktøjer direkte i din indbakke