Drejebog til facilitering

Download værktøjet og iscenesæt dine møder og workshops så du får den ønskede effekt. Drejebogen hjælper dig til at facilitere møder og workshops med passion og engagement. Som projektleder er det typisk styregruppemøder, sprintmøder, idégenereringsmøder, fokusgruppeinterview, planlægningsworkshop, teambuildingaktiviteter, workshops med interessenter og projektgruppemøder, du skal lede og facilitere. Din opgave som facilitator er at skabe motivation, engagement og læring hos mødedeltagerne.

Fuld beskrivelse

Formål og udbytte

Formålet med drejebogen er:

  • at sikre den ønskede effekt af det planlagte møde eller workshop
  • at der er sammenhæng mellem fem dimensioner, som en god iscenesættelse omfatter
  • at formålet og resultatet af workshoppen står lysende klart
  • at der deltager de rigtige mennesker og er skabt det rigtige miljø
  • at processen er designet hensigtsmæssigt og understøttes af de rigtige metoder og materialer

Hvornår bruges værktøjet i projektet?

  • Drejebogen bruges hver gang, der skal forberedes et møde, en workshop, en høring, et review osv.
  • Dokumentationen i drejebogen gør det muligt at opsamle et lager af mødetyper og delelementer, som kan genbruges.
  • Drejebogen beskriver iscenesættelsen. Derefter består faciliteringen af mødet i at gennemføre drejebogen.

Faldgruber og begrænsninger

  • Brug drejebogen til at skabe variation i møderne. Pas på med at udvikle én type projektgruppemøde, der så gentages i det uendelige.
  • Når der er mange deltagere, kan alle ikke tale sammen. Derfor er det et godt og effektivt princip, at instruktion går direkte fra oplægsholder til den enkelte og derefter drøftes dette i grupper.
  • Nogle medarbejdere har svært ved at udtrykke sig i store forsamlinger. Uddel derfor opgaver til grupper, der drøfter emnet. Herefter melder gruppen tilbage i plenum. Alle får sagt deres mening i gruppen, uden at alle behøver høre alle. Det giver de lidt mere tilbageholdende mulighed for at fremføre synspunkter i et mindre forum.
  • Tænk i variation. En regulær pause på 15 minutter for hver 90 minutter.
  • Brug pauserne! Deltagerne kan sagtens få en masse ud af dem. Brug små forstyrrelser, der samtidig klarer hjernen f.eks. en gåde, en vittighed, fem minutters gymnastik og en forfriskning.
  • Overvej om du er den rette til at facilitere mødet.
  • Du kan ikke både være facilitator og deltager i drøftelserne. Enten deltager du, eller også facilitere du.

Hvem skal deltage?

Drejebogen udarbejdes af projektleder, eller den der skal facilitere mødet – måske i samarbejde med dem som skal gennemføre mødet eller workshoppen, f.eks. bordformænd hvis der er flere grupper (caféborde).

Sådan gør du

Drejebogen består af to skabeloner

  • Skabelon 1 beskriver i øverste linje, hvilket møde eller workshop der er tale om. Hvem deltagerne er og den ønskede effekt af mødet. Herunder består drejebogen af fem søjler, der beskriver: Tidspunktet for det pågældende programpunkt og den valgte proces. Derefter beskrives lokalet og det ønskede miljø. Endelig beskrives de metoder og materialer, der skal anvendes til det pågældende punkt og hvem der er ansvarlig for punktet.
  • Skabelon 2 indeholder kun de fem søjler og kan anvendes som side to til skabelon 1, hvis der er tale om en meget detaljeret drejebog.

I drejebogen beskrives følgende:

  • Ønsket effekt som kan være accept af forslag, enighed om løsning, flere løsningsforslag, kendskab til problemstilling, holdningsændring, opdateret plan, accept af ændret adfærd osv.
  • Deltagerne kan f.eks. være en homogen gruppe, tværfaglig gruppe, tværorganisatorisk gruppe eller medarbejdere fra forskelligt organisatorisk niveau.
  • Tidspunkt for den pågældende del af mødet. Skab variation og del mødet op i blokke på  20 minutter. Der skal være en pause på 15 minutter for hver 90 minutter.
  • Programpunkt og proces. Processen er køreplanen for dette programpunkt under mødet eller workshoppen med tidsintervaller og stop undervejs. Det beskrives, hvordan de enkelte seancer forløber og sammenhængen til andre dele af programpunktet. Der er også en overordnet proces for hele mødet eller workshoppen.
  • Rummet og miljøet omfatter alle fysiske elementer som lyd, lys, temperatur og bordopstilling. Emotionelle elementer som motivation, empati, indlevelse, vedholdenhed, struktur osv. Sociologiske elementer der omfatter arbejde alene, i par, som gruppe og i plenum. Endelig er der fysiologiske elementer: servering, energiindtag, behov for bevægelse, pauser, tidspunkt på dagen.
  • Metoder og materialer. Metoderne skal sikre involvering. Det kan f.eks. være post-it lapper, papkort, plancher, flipover, storskærm osv. Kreativitetsteknikker som brainstorming, omvendt brainstorming, brug af tilfældige ord, billeder osv. Det kan også være ”openers”, ”closers”, ”icebreakers”, ”energizers” og andre småopgaver.
  • Ansvarlig. Det aftales og noteres, hvem der er ansvarlig for det pågældende punkt i programmet.

Iscenesættelsen af mødet eller workshoppen

Iscenesættelse omfatter fem dimensioner, som du skal forholde dig til, når ethvert møde, workshop eller lignende skal planlægges. Målet med arrangementet, menneskene der deltager, miljøet hvor det foregår, procesforløbet og de praktiske metoder du vil anvende under processen. Det er kombinationen af de fem elementer, som giver rammerne for arrangementet og som skal designes på den mest hensigtsmæssige måde. De fem elementer skal facilitatoren have overblik over, når processen ruller. Hvilke ”knapper” er der at skrue på? De fem elementer er anskueliggjort i iscenesættelses-stjernen

Se den udførlige beskrivelse af fremgangsmåden i PowerPoint værktøjet. Word værktøjet indeholder udelukkende skabelonerne. Drejebog til facilitering er et generelt ledelsesværktøj som kan anvendes uanset om du arbejder med projekter, som tager udgangspunkt i IPMA, Prince2, PMI, agile metoder som Scrum eller Half Double.

quote

"Project economy accounted for 34.7% of German GDP in 2015 and will rise to 40% by 2020. The level is probably the same in other industrialized countries"

- Yvonne Schoper, MTV, Berlin

Hvem er airborn leadership?

Som projektleder har jeg altid ønsket mig et sted, hvor jeg kunne klikke ind og få inspiration, relevant viden og konkrete værktøjer, uanset tidspunktet og hvor jeg var. En trådløs værktøjskasse hvor viden kom til mig gennem luften. En hjælp der kunne give mig et konkret løft i min nuværende udfordring.

Du har aldrig været vigtigere som projektleder. Projekter er motoren i udvikling af en bedre forretning, nye produkter, forbedringer i samfundet og den globale omstilling til bæredygtig energi og produktion. Dit lederskab er derfor altafgørende. Som leder og projektleder er du værktøjet, der skaber resultaterne.

Jeg håber airborn leadership kan være din gateway til viden indenfor projektledelse, uanset hvilken rejse du er på.

John Ryding Olsson Grundlægger & forfatter
John Ryding Olsson Grundlægger & forfatter John Ryding Olsson

Søger du luft under vingerne?

Bliv opdateret med ny viden og nye værktøjer direkte i din indbakke