Visuel agil planlægningstavle

Formål og udbytte

Den visuelle planlægningstavle skal sikre:

• at alle i projektet har det samme overblik og dermed skabe engagement og fælles fokus.
• at alle har mulighed for at komme med input og viden.
• at etablere korte feedback loop, så ny viden kommer hurtigt i spil i projektet.
• at understøtte faciliteringen af korte opfølgningsmøder i projektteamet.

Hvornår bruges det i projektet?

• Tavlen anvendes til den daglige arbejdsplanlægning i projektteamet eller arbejdsgruppen.
• Planlægningen tager udgangspunkt i den overordnede milepælsplan som nogle også kalder masterplanen.
• Teamet planlægger ugens arbejde stående ved planlægningstavlen.
• Hver morgen gennemføres et kort opfølgningsmøde ved planen.

Faldgruber og begrænsninger

• Planlægningstavlen skal havde en sådan størrelse, at teamet reelt kan stå ved tavlen og alle kan se og deltage.
• Det kræver disciplin at anvende tavlen. Alle skal være tilstede under planlægningsarbejdet og ved de korte morgenmøder.
• Hvis projektdeltagerne ikke sidder sammen, eller meget tæt på tavlen, er det vanskeligt at anvende tavlen som tiltænkt.
• Hvis planlægningen skal fungere, kræver det, at deltagerne er allokeret mere end 50% til opgaven i planlægningsperioden.
• Projektejer eller den overordnede projektleder skal investere tid til et ugentligt møde med resultatopfølgning med teamet ved tavlen.
• Tavlen har ingen effekt, hvis den beskrevne mødestruktur ikke anvendes

Hvem der deltager

• Projektleder eller teamleder planlægger ugens arbejde sammen med teamet.
• Hver morgen gennemføres et opfølgningsmøde i projektteamet. Mødet faciliteres af projektleder eller teamleder.
• Når ugen er slut, vurderes ugens resultat og næste uge planlægges. Teamet, projektleder og eventuel teamleder deltager sammen med projektejer eller den overordnede projektleder.

Sådan gør du

• Ugeplanen er opbygget i tre hovedafsnit. Venstre side beskriver målgruppe og projektets målsætning, i midten er selve arbejdsplanen for den kommende uge og til højre findes interessent- og risikoanalysen.
• Planlægningstavlerne findes i to formater: Plakatformat, standard 4:3. Plakatformat, widescreen 16:9

Venstre side beskriver målgruppe og projektets målsætning

Planlægningstavlens venstre søjle udgør i stikord projektbeskrivelsen som indeholder:

• Projektets navn og en liste over deltagerne i det pågældende projektteam eller arbejdsgruppe
• Målgruppen for projektet og nøgleinteressenterne
• Formålet med projektet og de ønskede effekter
• Succeskriterierne som projektet skal opnå
• Projektets leverancer

Tavlen findes også i en variant, som indeholder en beskrivelse af de nødvendige adfærdsændringer

Midten er selve planen

• Midt i tavlen findes planen, som består af en linje pr. medarbejder og søjler for dagens eller ugens arbejde, alt efter tidshorisonten for denne tavle. Målet for arbejdet i planlægningsperioden eller sprintet findes i den overordnede milepælsplan.
• Planen udarbejdes i teamet, hvor den enkelte medarbejder noterer eget arbejde pr. dag på post-it lapper. Det kan være en god idé at definere, at aktiviteterne skal nedbrydes så meget, at de højst må vare en dag eller en halv dag. Det betyder, at der skal være en eller to post-it lapper pr. dag pr. deltager.
• Der afholdes dagligt et kort møde som et pit-stop i projektgruppen. Alle har mulighed for at komme med deres bekymringer og ideer til løsninger.

Højre side indeholder interessent- og risikoanalysen

• I den højre søjle er interessentanalysen og risikoanalysen beskrevet. Der er også plads til at sætte post-it lapper med udestående opgaver, som endnu ikke har kunnet planlægges. Nederst er der et felt hvor forskellige aktiviteter han tildeles de enkelte projektdeltagere, inden de sættes ind i planen.
• Hvis en projektdeltager under dagens arbejde kommer i tanke om mangler, eller opdager en ny risiko, kan vedkommende øjeblikkelig skrive det på en post-it lap og sætte det på tavlen. Denne nye opgave vil så blive vurderet af det samlede team allerede næste morgen.

Sådan arbejder du med den visuelle plan i sprints

Hver morgen mødes projektteamet ved planlægningstavlen og gennemfører følgende 5-punkts dagsorden:

• Udestående opgaver noteret i 5, fordeles på teammedlemmerne og placeres i planen.
• På baggrund af status justeres planen. Dette gøres hele tiden med udgangspunkt i projektbeskrivelsen til venstre. Har vi nået det, vi skal? Hvilke udfordringer er opstået siden i går? Ser vi udfordringer for dagens og ugens arbejde? Hvem løser de opståede udfordringer?
• Med udgangspunkt i status og opdateringen af planen er der så noget, teamet skal være opmærksom på mht. interessenterne?
• Giver status på planen og eventuelle ændringer i situationen anledning til justering i risikobilledet?
• Giver ovenstående anledning til nye opgaver? Er det tilfældet, noteres disse opgaver, og de kan så indarbejdes i planen på næste møde.

Den agile plan med projektbeskrivelse findes i flere varianter. Dels i forskellige formater tilpasset forskellige plakatstørrelse. Standard 4:3 og widescreen 16:9.

Ugeplanerne findes også uden projektbeskrivelsen til venstre og analyserne til venstre. Det giver mulighed for at udskrive plakater med to eller tre ugers planer. Du finder planerne i standardformat ved et trykke på knappen: Hent plakatformat: Standard 4:3 og widescreen-formatet ved et trykke på knappen: Hent plakatformat: Widescreen 16:9

Ønsker du at downloade en detaljeret værktøjsbeskrivelse så tryk: Hent værktøjsbeskrivelse