Milepælsplanen

Formål og udbytte

Milepælsplanen udarbejdes for at få et overblik, skabe mulighed for at styre så leverancer og effekt tilvejebringes til tiden og på budgettet. Derudover er formålet at skabe fælles forståelse og accept af opgaverne blandt projektdeltager og interessenter. Hvem gør hvad og hvornår. Planen skaber tempo og intensitet i projektet, så leverancer og effekt skabes med et minimum af indsats og tid. Planen skaber sammenhæng mellem projektmål og den enkeltes indsats og ansvar, den strukturerer projektet og kortlægger den bedste vej fra udfordring til løsning.

Hvornår bruges planen i projektet?

• Milepælsplanen anvendes af forskellige målgrupper. Den skal derfor kunne opbygges i niveauer, så ledere på højt niveau ikke drukner i detaljer, hvorimod projektteam og arbejdsgrupper skal kunne anvende den til detaljeret arbejdsplanlægning.
• Milepælsplanen udarbejdes i projektgruppen så hurtigt som muligt. Gennem de indledende faser vil planen bliver mere og mere detaljeret.
• Planen anvendes til kommunikation om projektet, projektopfølgning og detailplanlægning gennem hele projektforløbet.

Hvem deltager?

• Det første grove udkast udarbejdes af projektleder i samarbejde med projektejer
• Den egentlige plan – eller masterplanen vil nogen kalde den – bør udarbejdes i projektteamet på en planlægningsworkshop
• Hvis projektet er så stort, at der er flere teams og indsatsområder, udarbejder hvert arbejdsteam deres plan med udgangspunkt i masterplanen.
• På alle niveauer udarbejdes en grov plan for hele projektperioden. Denne plan detaljeres så løbende for hver fase og senere for den nærmeste tid f.eks. for det næste kvartal eller den næste måned.
• Er projektgruppen mindre end 8 deltagere, kan planen udarbejdes i én gruppe. Er projektet stort, kan det være en fordel at opdele i mindre grupper, der tager hvert sit indsatsområde.

Sådan gør du

Planen udarbejdes på væggen ved hjælp af papkort eller post-it lapper.  Milepælsplanlægningen udføres i følgende etaper:

1. Indsatsområder: Projektet opdeles i indsatsområder. Indsatsområder kan med fordel defineres ud fra leverancerne, kritiske problemstillinger eller en hensigtsmæssig ansvarsfordeling i projektet.
2. Milepæle – delmålene på vejen: Næste skridt er at opdele vejen i milepæle, dvs. delleverancer. For enden af hvert indsatsområde findes et projektmål, en slutleverance. Nedbrydes disse slutleverancer, opstår der en række milepæle, som er velegnede til at styre efter
3. Afhængigheder og tidsmæssig rækkefølge: Når milepælene i de enkelte indsatsområder er placeret i den rigtige rækkefølge, kan der være afhængigheder på tværs af indsatsområderne. Afhængighederne medfører at milepælen i et indsatsområde skal være nået, før milepælen i et andet indsatsområde kan færdiggøres.
4. Faser og de vigtigste beslutninger: Når milepælene er defineret for de forskellige indsatsområder, er det muligt at trække nogle tidsmæssige grænser, hvor projektet skifter karakter. Det er i disse faseovergange og beslutningspunkter, at styregruppen skal høres og godkende.

Når milepælsplanen er udarbejdet, er det muligt at planlægge de aktiviteter, der skal opfylde de enkelte milepæle. Der er logik i denne rækkefølge – først defineres, hvad projektgruppen skal nå, derefter vurderes, hvordan dette kan gennemføres. Derefter kan tidsforbruget i de enkelte aktiviteter estimers. Når det første udkast af planen er klar, skal der gennemføres en risikoanalyse, sådan at forebyggende og afbødende aktiviteter kan indbygges i planen.

Når planen er udarbejdet på væggen i projektlokalet, kan den dokumenteres i MS-project, Excel, PowerPoint eller Word. Dette værktøj indeholder forskellige skabeloner, som kan anvendes.

Milepælsplanen i PowerPoint udgaven indeholder:

Skabelon 1: Denne milepælsplan dækker 15 uger og forefindes i to kopier til de første 30 uger. Du kan selv justere ugenumrene i skabelonen. Derefter kan du indskrive betegnelserne på de forskellige indsatsområder. Udfor det enkelte indsatsområde er der optegnet en række bokse, hvor milepælene kan noteres under det aktuelle ugenummer. Du sletter bare de milepælsbokse, som ikke skal anvendes.

Når milepælene er indskrevet og placeret tidsmæssigt korrekt, kan du markere afhængighederne på tværs at indsatsområderne med pilene. Du sletter de pile, som du ikke får brug for. Mangler du pile, kan du kopiere ekstra pile fra ud fra de eksisterende pile.

Øverst i skabelonen kan du indskrive fasernes navne. Den enkelte fase kan forlænges eller forkortes. Overskydende faser slettes.

Skabelon 2: I denne projektplan angives milepælene med et nummer ud for det pågældende indsatsområde og under den aktuelle uge. Nederst på skabelonen kan milepælene beskrives. Der findes et eksempel på en delvist udfyldt milepælsplan.

Milepælsplanen i Word udgaven indeholder:

Skabelon 1: Denne plan beskriver de enkelte milepæle ud for det pågældende indsatsområde og under den rette uge. Hver A4-skabelon dækker 5 ugers plan for samtlige indsatsområder.

Skabelon 2: Denne plan beskriver de enkelte milepæle ud for det pågældende indsatsområde og under den rette måned. Hver A4-skabelon dækker 5 måneders plan for samtlige indsatsområder.

Skabelon 3: Hver A4-skabelon beskriver milepælene for et enkelt indsatsområde. Der skal derfor anvendes en A4-side pr. indsatsområde. Projektplanen indeholder også beskrivelse af hvem i projektteamet, der er ansvarlig for den pågældende milepæl og dens termin.

Skabelon 4: Svarer til skabelon 3, men er tilføjet en kolonne til beskrivelse af budgettet pr. milepæl. Hver A4-skabelon beskriver milepælene for et enkelt indsatsområde. Der skal derfor anvendes en A4-side pr. indsatsområde. Projektplanen indeholder beskrivelse af hvem i projektteamet, der er ansvarlig for den pågældende milepæl, dens budget og termin.

Skabelon 5: I denne projektplan angives milepælene med et nummer ud for det pågældende indsatsområde og under den aktuelle uge. Nederst på skabelonen kan milepælene beskrives. Der findes et eksempel på en delvist udfyldt milepælsplan. Denne plan svarer til skabelon 2 i PowerPoint udgaven.

Skabelonerne i planlægningsværktøjet er så generelle, at de kan anvendes, uanset om du arbejder med projekter, som tager udgangspunkt i IPMA, Prince2 eller PMI.