Forstå usikkerheden i hele projektetforløbet
Usikkerheden forsvinder ikke i projektets livs cyklus, når vi jagter effekten!
Opfattelse er, at vi gennem projektet vil opleve faldende usikkerhed og stigende erkendelse. Vi er dog nødt til at tage nogle vigtige beslutninger tidligt i forløbet. Disse beslutninger reducere usikkerheden om mål, indhold og ressourcer. Denne opfattelse bygger på, at projektet slutter ved leverancerne.
Hvis projektet først slutter når effekten er i hus, så omfatter usikkerheden også effekten i organisationen og på markedet. Så oplever vi forløbet til højre, hvor der gennem hele projektforløbet findes usikkerhed. Usikkerheden består af to komponenter. Den operationelle usikkerhed i projektet og den kontekstuelle usikkerhed i organisationen og omgivelserne.
Vi kan nedbringe usikkerheden i opgaveløsningen, men usikkerheden i omgivelserne, som skyldes teknologiske udvikling, konkurrenters tiltag, konjunkturer, de politiske vinde – den kan ikke nedbringes. Selv om vi opnår mere viden, opstår nye forhold, som kræver yderligere viden. Beslutninger der er taget bliver uaktuelle eller åbnet igen.
Beslutninger tages ikke på oplyst grundlag, beslutningerne bliver politiske, det handler om at skabe legitimitet. Vi tilfredsstiller i stedet for at optimere. Vi løser de problemer, som de toneangivende synes er relevante. Mål er til forhandling og kan flyttes ud fra de der interesser der er i spil. Det vigtige er at tilstrækkelig mange kan samles om resultatet.
Vi kan ende i skraldespandsmodellen hvor fire forudsætninger skal opfyldes, for at der tages en beslutning. Der skal være et problem, en anledning til beslutningen, nogle løsningsforslag, og nogle deltagere der har energi og motivation for at tage denne beslutning. Disse fire forudsætninger svæver rundt i organisationen og hvis de mødes tages beslutningen – ellers ikke.
Hvordan sikre du, at dine beslutninger har legitimitet hos den rigtige gruppe mennesker, der kan sikre projektets effekt?