Ansvarsfordelingsskema

Formål og udbytte

Ansvarsfordelingen i projektet skal sikre faglig kvalitet, beslutningskompetence og involvering af ”kunderne”. Projekter er midlertidige og mange af deltagerne er ikke på forhånd kendt med de forskellige roller i projektet. Derfor er det vigtigt, at ansvarsfordelingen kan beskrives klart og tydeligt. Værktøjet sikrer at:

• Den enkeltes ansvar og roller beskrives klart og tydeligt.
• Der er en relevant arbejdsdeling blandt deltagerne.
• En hensigtsmæssig involvering i projektet, sådan at der er sammenhæng mellem opgaverne og den enkeltes ansvar.
• Opgavefordelingen er gennemtænkt og let at kommunikere.

Hvornår bruges ansvarsfordelingsskemaet i projektet?

• Ansvarsfordelingsskemaet skal introduceres som værktøj ved projektstart, når projektgruppen arbejder med at lave planen for projektet.
• Skemaet anvendes løbende gennem hele projektet og skal ofte opdateres, når projektet ændre karakter.
• Det er afgørende, at skemaet bruges aktivt på projektgruppemøderne.

Faldgruber og begrænsninger

• Værktøjet virker ikke, hvis projektleder udarbejder ansvarsfordelingsskemaet alene, hvorefter det bare ligger på vedkommendes computer.
• Skemaet har kun effekt, hvis den enkelte deltager kender beskrivelsen og har accepteret rollerne.
• Beskrivelsen er et øjebliksbillede og skal derfor hele tiden være opdateret.
• Beskrivelsen skal være gennemtænkt. Det skaber f.eks. problemer, hvis flere har ansvar for samme opgave.
• Pas på med at sætte ”informeres” eller ”høres” på for mange deltagere eller interessenter.

Hvem deltager?

Aftaler om ansvars- og opgavefordeling bør ske i dialog med projektdeltagerne. Hvis projektleder foretager dette alene, mindskes sandsynligheden for, at de enkelte deltagere oplever beskrivelsen som forpligtende.

Fremgangsmåde

Sådan arbejder du med skemaet

• Gennemtænk projektet og fordel rollerne efter din bedste overbevisning.
• Afstem dine forventninger med projektejer, specielt med hensyn til relationerne til styregruppe og referencegrupper.
• Drøft ansvarsfordelingen på et møde med dit projektteam, sådan at teamet kender det samlede billede og har accepteret egen rolle.
• Er der væsentlige uoverensstemmelser med et enkelt teammedlem, så drøft ansvarsfordelingen under en individuel samtale med vedkommende.
• Orienter interessenter om deres rolle i forhold til projektet og søg accept.

Skabelon 1:

1. Start med at notere initialerne i de mørkeblå felter under bjælken med teksten: Initialer på de involverede personer.
2. Hvis der er for mange personer, kan der bruges flere skabeloner, f.eks. en skabelon for projektteamet, en for styregruppen og en for referencegrupperne.
3. Derefter noteres de milepæle eller opgaver, som deltagerne skal forholde sig til. Det kan også være generelle temaer som vist i skabelon 2.
4. Til sidst noteres, hvordan den enkelte skal involveres. Brug følgende bogstaver ud for den enkelte aktivitet og under de forskellige personer: A = Ansvarlig  U = Udfører  I = Informeres  G = Godkender  H = Høres.
5. Kontroller ud for hver aktivitet, at der er markeret i samtlige roller: Ansvarlig, udfører, informeres, godkender og høres.
6. Der kan godt være flere, der udfører og informeres, men der bør kun være én ansvarlig.
7. Kontroller om arbejdsdelingen er rimelig under den enkelte medarbejder, sådan at det ikke er få, der skal gøre det hele.

Skabelon 2:

• Denne skabelon har defineret nogle hovedområder i projektet, som deltagerne skal forholde sig til. Skabelonen kan være hensigtsmæssigt til medlemmer af styregruppen og referencegrupper, men er måske for unuanceret for projektteamet.
• Skabelon 2 udfyldes på samme måde som skabelon 1.

Se den udførlige beskrivelse af fremgangsmåden og de generelle roller i projektorganisationen i PowerPoint værktøjet. Word værktøjet indeholder udelukkende skabelonerne. Værktøjet er så generelt, at det kan anvendes, selvom du arbejder efter principperne i IPMA, Prince2, PMI eller agile metoder som Scrum eller Half Double.